Mỗi công trình xây dựng được hoàn thiện, nhà thầu sẽ phải lập bản hoàn công để nghiệm thu công trình. Sau đó để xác nhận công trình đã được hoàn thành cần có bộ hồ sơ hoàn công mới giao cho nhà đầu tư. Vậy như thế nào là một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ, cần chuẩn bị những gì? Đó chính là câu hỏi rất nhiều người quan tâm để tránh gặp sai sót trong quá trình làm việc.
Tìm hiểu về hồ sơ hoàn công
Hoàn công là một loại thủ tục hành chính khi hoàn thành công trình nhà ở, tòa nhà,… Chủ yếu được dùng trong xây dựng để xác nhận với các bên quá trình thi công đã được hoàn thành và thực hiện nghiệm thu.
Hồ sơ hoàn công là toàn bộ những tài liệu liên quan đến công trình xây dựng. Hay lý lịch công trình, chủ trương, lập dự án đầu tư, khảo sát và thiết kế công trình. Ngoài ra còn gồm quá trình thi công, xây dựng và tất cả các vấn đề về dự án có liên quan.
Sau khi công trình được xây dựng xong là lúc chuẩn bị hồ sơ hoàn công. Mục đích để chủ đầu tư, nhà thầu thi công/ thiết kế, đơn vị giám sát nghiệm thu công trình theo yêu cầu.
Chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ gồm những gì?
Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ không chỉ có một mà gồm rất nhiều giấy tờ khác nhau. Liên quan đến giấy phép xây dựng, các giấy tờ phát sinh trong quá trình thi công cũng như khi nghiệm thu xong công trình. Một số chứng từ có thể kể đến bản vẽ hoàn công công trình, tờ trình kiểm tra hồ sơ nghiệm thu. Và giấy phép xây dựng công trình (nhà ở, nhà cao tầng, nhà xưởng,…), tờ khai lệ phí trước hạn.
Ngoài ra còn có hợp đồng thi công hợp lệ kèm hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu/ thanh lý hợp đồng công trình. Cùng với đơn đề nghị đăng ký biến động tài sản, giấy phép đầu tư/ giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Đăng ký biến động phải gồm giấy chứng nhận đã cấp (bản gốc), đơn đăng ký biến động theo mẫu, chứng từ nộp nghĩa vụ tài chính và các giấy tờ liên quan.
Một bộ hồ sơ được cho là đầy đủ khi có đủ các loại giấy tờ nêu trên. Tuy nhiên có 4 loại giấy tờ bắt buộc cần có là giấy phép xây dựng, hồ sơ thiết kế kỹ thuật/ bản vẽ thi công. Cùng với báo cáo kết quả thẩm tra, báo cáo tuần của tư vấn giám sát, văn bản kết quả thẩm định thiết kế vẽ thi công. Đối với công trình khi xây dựng có điểm khác so với thiết kế ban đầu cần có thêm bản vẽ hoàn công. Còn các trường hợp khác không bắt buộc có loại giấy tờ này.
Vai trò của bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ
Khi công trình mới xong phần thô hoặc đã kết thúc quá trình xây dựng, chấm dứt hợp đồng. Thì cần có thủ tục hành chính và quá trình thông qua rõ ràng theo đúng quy định. Đây sẽ là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ và hướng dẫn sử dụng cho người khai thác. Hơn nữa nó còn giúp cơ quan quản lý nắm được hiện trạng về hình thức, cấu tạo công trình, đặc biệt là các công trình công cộng.
Bộ hồ sơ này cùng với các thủ tục pháp lý liên quan giúp công trình đã xây dựng xong được đưa vào sử dụng. Đồng thời còn được ví như một “hướng dẫn viên” đối với người khai thác cũng như sử dụng công trình. Cơ quan chức năng sẽ lưu trữ hồ sơ hoàn công để làm tài liệu cho việc nghiên cứu sau này. Hồ sơ hoàn công đầy đủ vô cùng quan trọng, nó quyết định đến việc thủ tục hoàn công có được xử lý nhanh chóng hay không.
Một số chú ý khi chuẩn bị hồ sơ hoàn công
Nếu như không chuẩn bị đủ giấy tờ trên sẽ làm gián đoạn quá trình giải quyết. Chủ đầu tư sẽ bị chậm trễ trong việc nhận giấy phép hoàn công, thanh toán hợp đồng. Với mỗi công trình xây dựng hồ sơ nộp ở các địa điểm khác nhau như sở xây dựng, UBND quận, huyện, xã. Tùy vào từng loại công trình là di tích lịch sử, công trình nhà ở hay đình, chùa,… Đối với công trình mới hoặc cải tạo, khu công nghiệp cần nộp hồ sơ cho Ban quản lý Đầu tư và Xây dựng khu đô thị mới.
Khi chuẩn bị hồ sơ nên kiểm tra hiện trạng, hạng mục thi công, từ đó thống kê chứng từ. Trước khi nộp cho cơ quan chức năng hãy kiểm tra xem hồ sơ còn thiếu loại giấy tờ nào không. Cũng có thể tìm công ty/ người có chuyên môn tư vấn về hồ sơ để nắm rõ hơn.
Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ gồm nhiều giấy tờ bởi lẽ công trình được quản lý tốt sẽ mất nhiều thời gian nghiên cứu. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp quá trình thi công được chi tiết hơn. Hơn nữa còn là cơ sở pháp lý xét duyệt giấy phép hoàn công một cách nhanh chóng, dễ dàng.
